Het coronavirus dwingt de werkende mens om zich veel nieuwe disciplines eigen te maken. We denken dat we zo langzamerhand het vergaderen via het beeldscherm wel onder de knie hebben. Maar de praktijk leert nog steeds anders: er is weinig voor nodig om de aandacht af te leiden.
We hebben het ons zo langzamerhand eigen gemaakt om de microfoon uit te zetten als je niet aan het woord bent, zodat de koffiemolen of de hond met hoge nood niet de aandacht wegtrekken van de toelichting op het businessplan. Het zoontje dat de werkkamer binnenstormt, omdat hij gewend is daar te gamen op het grote beeldscherm, ach, dat is toch de charme van het nieuwe werken. Een directeur en zijn rechterhand wilden kennelijk als hecht team overkomen, want zij deelden een laptop. Zo werd hun bijdrage aan de vergadering een onbedoelde komische act in categorie twee-is-te-veel-voor-één-scherm. Hoorde je de uitwisseling van de regieaanwijzingen (Jij? Nee, jij!), ging de laptop van hand tot hand en zag je af en toe schokkende beelden met halve hoofden.
De ervaring leert ook nog steeds dat enige aandacht voor de persoonlijke presentatie de geloofwaardigheid en de effectiviteit van de bijdrage aan het digitale overleg ten goede komt. Het simpelste advies: ga in ieder geval zo zitten dat je gezicht helemaal te zien is en niet begint bij je neus of net boven je wenkbrauwen ophoudt. Informeel hoort bij de thuissituatie, maar een manager die opeens ongeschoren en in een iets te ruim driedelig trainingspak het woord voert, wekt de indruk dat hij net uit zijn bed is gerold en per ongeluk voor de camera terecht is gekomen.
Collega in compromitterende situatie
Let ook een beetje op de achtergrond. De deelnemers moeten wel naar jou kijken en niet gedwongen worden om te ontdekken of op het schilderij achter je nou echt een blote… En vergeet de voorgrond ook niet. Ik zag iemand die zijn pc zo had neergezet dat de zon in zijn gezicht scheen. Zodat hij overkwam als iemand in een compromitterende situatie die het noodzakelijk maakte om zijn gezicht weg te blurren. Ja, je werkt thuis en vergadert vanuit huis en, ja, je bent gewend om daar je sjekkie te draaien en weg te paffen. Maar doe je hetzelfde in de context van een vergadering en een beetje onderuitgezakt in die ergonomisch verantwoorde nieuwe bureaustoel dan kom je niet echt serieus over.
Als algemene tip zou ik aanhouden: hou je in een videoconference aan de spelregels die voor het overleg op kantoor gelden. Het gaat misschien wat ver om een presentatietraining te organiseren voor videoconferencing. Maar het kan zeker geen kwaad om iemand uit die tak van het communicatievak mee te laten kijken op het scherm. Het kan altijd beter en effectiever.