Ze zijn er echt de hele dag mee bezig. Ondernemers en mensen die leiding geven aan instellingen, verenigingen en vergelijkbare organisaties. Bij alles wat zij doen presenteren zij hun organisatie en hebben zij invloed op hun reputatie. De baas die zijn geduld verliest in een gesprek met een klant, begint te snauwen en eindigt met ruzie bepaalt zo het echte beeld van de klantvriendelijkheid. De serviceafdeling die traag reageert op een telefoontje laat weinig heel van de belofte 7×24 klaar te staan voor klanten.
Het is vaak makkelijker gezegd dan gedaan, maar presenteren is wel een essentieel onderdeel van ondernemen: elk contact is een gelegenheid om de kernboodschap uit te dragen. Om in de praktijk waar te maken wat op de website en in andere middelen wordt beloofd. De vraag is natuurlijk of je een kernboodschap hebt.
Hoe lastig presenteren is, heb ik onlangs kunnen ervaren op een Zaanse beursvloer waar een goed idee met succes in de praktijk werd gebracht. Het was een mooie gelegenheid om je maatschappelijke verantwoordelijkheid serieus te nemen. Maatschappelijke organisaties met een beperkt of helemaal geen budget kregen de gelegenheid om hun vraag onder de aandacht te brengen en onder de aanwezigen vrijwilligers te werven die een handje wilden helpen. Vraag en aanbod bij elkaar brengen en de gevraagde dienst betalen met een te verlenen dienst.
Het is lastig om in één minuut je vraag te formuleren en te motiveren, je organisatie voor te stellen en op te vallen te midden van de twintig andere vragende partijen. Sterker nog, dat is onmogelijk en dat bleek ook duidelijk uit de presentaties. Dat er toch met succes zaken zijn gedaan, heeft te maken met het karakter van de bijeenkomst. Met de sympathie die bij voorbaat al volop aanwezig was.
Twee uitgangspunten voor succes
Deze ervaring maakte twee dingen duidelijk en bewees de twee uitgangspunten die wetmatig zijn voor het succes van een presentatie:
1. Bepaal je kernboodschap: wat moet je gehoor per se weten, onthouden en doorvertellen?
2. Hou je aan de drie V’s die staan voor het belangrijkste van een presentatie: Voorbereiden, Voorbereiden en Voorbereiden. De ervaren Steve Jobs nam altijd uitgebreid de tijd om zijn presentatie voor te bereiden met kritische toehoorders.
Degenen die zich presenteerden op de beursvloer waren duidelijk vol van hun organisatie en het probleem waarvoor zij een oplossing zoeken. Dan is het lastig om te doen wat echt moet gebeuren: afstand nemen van het onderwerp, in de huid van de aanwezigen kruipen, veel ‘vergeten’ en bedenken waarmee je je gehoor in beweging krijgt. En al die informatie net zolang indikken totdat je in een minuut de essentienkunt vertellen. Met een slotzin die bij iedereen blijft hangen. Dan ontdek je ook de enorme kracht en het effect van bondigheid.
Erik Kessels, een naam in de reclamewereld, zei het ooit zo: “Als je veel tijd nodig hebt om een idee uit te leggen, is het geen goed idee”.